Paramètres à effectuer sur la plateforme selon les usages mis en place.
Le but est de synchroniser votre compte mail Office 365 avec la solution Coefficy et permettre l’envoi et la réception de mails directement depuis Coefficy.
C'est un peu technique, mais nous avons tout préparé pour que ça se passe au mieux et en 3 clics 😊 !
En cas de problème, fixez une intervention avec le support : ici
Connectez-vous à la plateforme Coefficy avec l’utilisateur concerné puis accéder à "Mon Profil".
Cliquez ensuite sur "Paramètre du compte email" :
Choisissez "EDITER MON COMPTE MAIL" :
Sélectionnez "Office 365" :
À cette étape, deux cas se présentent :
Cas 1 - Vous arrivez directement sur la fenêtre ci-dessous. Dans ce cas, cliquez directement sur "suivant" :
Cas 2 - Une fenêtre de connexion Microsoft apparaît :
Votre adresse mail est automatiquement préremplie (l'adresse mail de connexion à Coefficy doit être identique à l'adresse mail que vous souhaitez synchroniser, dans notre exemple "[email protected]").
Il ne vous reste plus qu'à saisir votre mot de passe utilisé pour vous connecter à votre compte Office 365.
Vous pouvez rencontrer l'erreur suivante (c'est que vous avez un problème de mot de passe) :
Vérifiez d'abord votre mot de passe en vous connectant à votre compte Office 365.
En cas d'oubli, Cliquez sur "J'ai oublié mon mot de passe" puis suivre la procédure de renouvellement du mot de passe de votre compte Office 365.
Acceptez les autorisations demandées par Coefficy pour accéder à votre compte mail Office 365.
Il est possible que cette étape n'existe pas si l'administrateur de votre environnement Office 365 a déjà accepté les autorisations demandées par Coefficy pour l'ensemble des utilisateurs de votre environnement Office 365).
Si le message d’erreur qui apparaît est celui-ci :
Le problème se situe au niveau des protocoles IMAP et SMTP.
Il est essentiel que ces protocoles soient activités sur compte mail Office 365.
Ces 2 protocoles ne sont pas obligatoirement actifs par défaut pour tous les comptes mail Office 365.
Le protocole IMAP vous permet de récupérer les réponses mails de vos prospects sur Coefficy (et donc avoir des notifications pour le succès de vos campagnes 😉).
Le protocole SMTP vous permet d'envoyer vos mails via Coefficy : indispensable pour pouvoir envoyer vos séquences mails !
Attention pour cette étape, il faut obligatoirement avoir un accès « Administrateur » à l’abonnement Office 365 de l’entreprise :
1. Connectez-vous en tant qu'administrateur au compte Office 365 de votre entreprise.
2. Allez dans l’administration : https://admin.microsoft.com/
3. Allez dans la gestion des utilisateurs : https://admin.microsoft.com/Adminportal/Home?source=applauncher#/users
4. Sélectionnez un des utilisateurs à synchroniser :
5. Une fois que l’utilisateur concerné est sélectionné, il faut vérifier l’activation IMAP et SMTP. Pour cela, cliquez sur « Courrier » puis « Gérer les applications de courrier ».
6. Activer les choix « IMAP » et « SMTP » en cochant les cases correspondantes.
Une fois cette modification faite, recommencer la procédure de synchronisation sur Coefficy.
Dans ce cas, il est obligatoirement nécessaire qu'un utilisateur avec des droits d'administrateur Office 365 soit disponible.
1. Cliquez sur lien "Vous possédez un compte administrateur ? Connectez-vous avec ce compte"
2. Vous arrivez alors sur la fenêtre suivante qui doit-être complétée par votre administrateur Office 365.
Lors de cette étape de consentement, une case à cocher "Consentement administrateur" apparait. Il faut cocher cette case :
3. Après le consentement administrateur effectué, le message suivant apparait. C'est normal pas d'inquiétude. Cliquer sur le bouton "SE CONNECTER AVEC ..." :
4. À cette étape, vous retrouvez la fenêtre de connexion à votre compte mail Office 365 et pouvez poursuivre la procédure en passant à l'étape suivante.
Vous avez également la possibilité de paramétrer votre signature mail qui s'appliquera dans chaque mail envoyé depuis la plateforme Coefficy.
Ne mettez pas d'image lourde (maximum un logo) ni de tableau. Plus vous mettez d'éléments lourds, plus le risque d'être détecté comme spam augmente.
L'écran suivant apparaît :
Si vous avez besoin d'aide, ou des questions, notre équipe support est à votre disposition par mail à l'adresse : [email protected] ou en programmant directement une intervention dans notre calendrier.
Le but est de synchroniser votre compte mail Gmail avec la solution Coefficy et permettre l’envoi et la réception de mails directement depuis Coefficy.
C'est un peu technique, mais nous avons tout préparé pour que ça se passe au mieux et en 3 clics 😊 !
En cas de problème, fixez une intervention avec le support : ici
La synchronisation avec Gmail comporte deux étapes :
Le protocole IMAP va vous permettre de récupérer les réponses mails de vos prospects sur Coefficy (et donc avoir des notifications pour le succès de vos campagnes 😉).
Pour vérifier que le protocole IMAP est bien actif sur votre compte, suivez les étapes suivantes :
1. Ouvrir Gmail sur votre ordinateur
2. En haut à droite, cliquez sur "Paramètres"
3. Choisir "Afficher tous les paramètres"
4. Cliquer sur l'onglet "Transfert et POP/IMAP"
5. Dans la section "Accès IMAP", cliquer sur "Activer le protocole IMAP".
6. Cliquer sur "Enregistrer les modifications".
Attention, pour cette étape, il faut obligatoirement avoir un accès « Administrateur » à l’abonnement Gmail de l’entreprise.
Pour activer IMAP :
Accédez à votre compte Google à partir de l'icône en haut à droite de votre boîte mail :
Dans le menu, sélectionnez "Sécurité" :
Dans le module "Comment vous connecter à Google", vous devez activer la validation en deux étapes.
Activer l'authentification multifacteur (MFA) est un processus de sécurité de compte nécessitant deux ou plusieurs étapes distinctes pour qu'un utilisateur prouve son identité.
Pour l’activer, cliquez sur “Validation en deux étapes” et suivez les instructions :
Poursuivez les étapes jusqu'à être renvoyé sur la page de sécurité avec ce résultat :
Si l'option "Validation en deux étapes" n'apparaît pas, alors votre administrateur de messagerie a mis des restrictions en place qu'il faudra lever pour pouvoir l'obtenir.
Dans le champ de recherche en haut de la page, saisissez : "Mots de passe des applications" et sélectionnez le module suivant :
Sur le menu déroulant de gauche, sélectionnez “Autre (Nom personnalisé)” :
Saisissez “Coefficy” puis cliquez sur “Générer” :
Une fenêtre apparaît avec un code à 16 chiffres qu’il faut copier dans votre presse-papier (inutile de le mémoriser, il n'est nécessaire de saisir un mot de passe d'application qu'une seule fois par application ou par appareil) :
Connectez-vous à la plateforme Coefficy avec l’utilisateur concerné et accédez à votre profil.
Cliquez sur "Paramètre du compte email" :
Sélectionnez "Gmail" :
Synchronisation de la boîte mail
À cette étape, vous devez remplir les champs suivants :
L’étape suivante consiste à paramétrer votre signature mail.
Et c'est fait !
Si vous avez besoin d'aide, ou des questions, notre équipe support est à votre disposition par mail à l'adresse : [email protected] ou en programmant directement une intervention dans notre calendrier.
Le but est de synchroniser votre compte mail avec la solution Coefficy et permettre l’envoi et la réception de mails directement depuis Coefficy.
C'est un peu technique, mais nous avons tout préparé pour que ça se passe au mieux et en 3 clics 😊 !
En cas de problème, fixez une intervention avec le support : ici
Connectez-vous à la plateforme Coefficy avec l’utilisateur concerné puis accéder à "Mon Profil".
Cliquez ensuite sur "Paramètre du compte email" :
Si vous utilisez un serveur de messagerie dédié, vous devrez cliquer sur “autre" dans le paramétrage de votre compte mail utilisateur :
Sélectionnez le choix du serveur de messagerie (Orange, OVH, Serveur personnalisé...) :
Pour les serveurs OVH et personnalisés, remplissez les informations du serveur entrant et du serveur sortant avec les ports correspondants :
Le serveur de courrier entrant (IMAP), utilise généralement le port 993 en SSL ou TLS, sinon le 143 en startTLS (assez rare).
Le serveur de courrier sortant (SMTP), utilise généralement le port 465 en SSL ou TLS, sinon le 587 en starTLS.
Pour des raisons de sécurité, Coefficy n'accepte pas les ports non encryptés (ce qui est souvent le cas sur le port 143 de l'IMAP, idem avec les ports 25 et 255 pour le SMTP).
Vous devez ajouter votre adresse mail de connexion et le mot de passe associé.
L'adresse mail de connexion à Coefficy doit être identique à l'adresse mail que vous souhaitez synchroniser.
Si la synchronisation fonctionne, faites « suivant » pour paramétrer votre signatue mail.
Si ça ne fonctionne pas et que vous avez un message d'erreur, voici les points à vérifer :
Dans le cas où la synchronisation de votre boîte mail à Coefficy ne fonctionne pas, vous pouvez vérifier les éléments suivants :
Si la synchronisation fonctionne après ces vérifications, vous pouvez vous arrêter à cette étape.
Si ça ne fonctionne toujours pas, passez à l'étape suivante.
Si après les vérifications précédentes, la synchronisation de votre boîte mail ne fonctionne toujours pas, vous pouvez vérifier les informations IMAP / SMTP.
Vous pouvez également vérifier les règles pour les ports IMAP et SMTP.
Vous devez vérifier (demander à la personne qui a fait les paramétrages du réseau), si votre IMAP est bien sécurisé (SSL/TLS, STARTLS), à jour (SSL v3 mini, TLS v1.2 mini) et pas auto générés (authentifiable par une autorité d'authentification).
Vous pouvez vous inspirer des règles d'Outlook :
Si ça ne fonctionne toujours pas, passez à l'étape suivante pour une dernière solution.
La durée de validité d'un certificat SSL peut varier entre 1 à 5 ans selon le type de certificat que vous avez.
Il faut donc que vous activiez SSL pour les e-mails sortants, mais ne pas utiliser SSL pour les e-mails entrants.
Dans le cadre où vous utilisez encore un chiffrement TLS, il est possible que ce soit la connexion via TLS (Transport Layer Security) qui échoue.
Vous pouvez donc vérifier si le chiffrement TLS correspond aux exemples suivants : TLSv1.0, TLSv1.1, TLSv1.2 (la synchronisation avec Coeffcy nécessite la version 1.2 minimum).
STARTTLS c'est le protocole qui permet d'améliorer une connexion classique vers un système de sécurité qui utilise TLS.
Actuellement, vous pouvez utiliser SMTP SSL/TLS chiffré sur le port 465 ou utiliser SMTP avec STARTTLS sur le port 587.
Le test le plus simple à faire pour savoir si tout est fonctionnel : c'est de faire la connexion dans Thunderbird.
À l'ajout d'un compte, mettre l'adresse et le mot de passe, en dessous en bleu, s'affiche "Configuration manuelle", cliquez dessus :
Rentrez tout le paramétrage selon votre serveur (Exemple ci-dessous avec le serveur Outlook) et testez le paramétrage serveur en cliquant "Retester".
Si vous n'avez pas de message d'erreur, cliquez sur "Terminer" pour tester la connexion avec les identifiants :
Si tout est ok, les messages de la boite de réception devraient commencer à apparaître, un envoi d’e-mail peut aussi être testé.
Pour supprimer le compte que vous venez de créer, vous pouvez faire un clic droit sur le compte dans la liste qui se trouve à gauche ⇾ paramètres
Sélectionnez le compte en question et en bas dans "Gestion des comptes", vous pouvez cliquer sur "supprimer" :
Si après l'ensemble de ces indications, la synchronisation avec votre boîte mail ne fonctionne toujours pas, vous pouvez contacter le support client ❤ en fixant une intervention : ici
Les notifications sont propres à chaque utilisateur et peuvent être paramétrées différemment pour l’un ou l’autre.
Les éléments pour lesquels vous pouvez être notifié sont les suivants :
Vous ne recevez que les notifications provenant des mails dont vous êtes l’expéditeur.
Deux éléments techniques peuvent vous être remontés :
Les notifications peuvent apparaître à deux endroits :
Si l’utilisateur est présent sur Coefficy, la notification apparaîtra dans le drapeau et ne sera pas envoyée par mail même si elle est paramétrée pour être envoyée.
Cela n’est pas vrai pour les notifications techniques : désynchronisation de la boîte mail ou expiration du token LinkedIn. Vous serez notifié sur la plateforme ET par mail, même si vous êtes présent sur Coefficy au moment de l’événement.
Pour chaque événement que nous pouvons vous remonter, vous allez pouvoir effectuer différents paramétrages.
Le premier est la règle de notification : de quel événement souhaitez-vous être notifié ?
Le second paramétrage concerne la façon dont vous souhaitez être notifié :
Il est possible, pour chaque événement, de choisir l’un, l’autre ou les deux.
Sur la plateforme, les notifications apparaissent en bas à gauche de la fenêtre :
Au moment où l’événement est capté, une petite fenêtre de notification apparaît, puis disparaît.
En cliquant sur le drapeau, vous allez avoir l’historique de vos notifications. Vous pouvez cliquer sur la notification souhaitée pour être envoyé vers la fiche société concernée.
Les notifications restent actives (en couleur) tant que vous n’avez pas visité la fiche, ou après le délai spécifié dans les règles de notifications sur la ligne “Temps en heure avant que les notifications soient considérées comme traitées” :
Les notifications des projets identifiés sont communes à tous les utilisateurs de votre abonnement.
À la différence des règles de notification dans vos profils respectifs, vous pouvez paramétrer qui recevra les notifications de telle ou telle alerte que vous aurez paramétrée.
Les alertes sont des projets identifiés par l'équipe de LeBonLogiciel et la communauté d'utilisateurs de Coefficy.
Ces projets contiennent les principales informations connues pouvant vous aider à comprendre le contexte du projet et les besoins de l'entreprise concernée.
Les alertes sont réparties entre plusieurs catégories :
Selon votre métier, vous allez pouvoir vous intéresser à plusieurs catégories.
Dans les informations de projet qui vous seront remontées, il y aura le stade d'avancée (la maturité : prise de conscience, comparaison, achat, signé, suspendu, etc).
La date de création de l'alerte et ses mises à jour.
Les informations collectées humainement et les contacts auprès desquels ces informations ont été collectées.
Depuis le moteur de recherche des alertes (si vous avez un accès à celui-ci) ou depuis le paramétrage des notifications dans votre profil utilisateur, vous allez trouver une cloche vous permettant de paramétrer les règles de notification sur les alertes :
S'ouvre alors la page qui vous permet de créer et éditer de nouvelles règles de notifications :
Pour qu'une règle soit active, il faut que tous les champs soient remplis, et avoir cliqué sur "enregistrer".
Pour qu'une règle ne soit plus active, il vous suffit de vider un champ (les utilisateurs qui doivent recevoir la notification, par exemple).
Il est important de nommer correctement votre règle, car les notifications que vous recevrez contiendront ce titre (ce qui vous aidera à savoir si la notification concerne telle ou telle règle que vous avez paramétrée).
Cela vous permet de choisir quelles sociétés sont dans votre marché, et de remonter les projets qui sont présents dans les sociétés qui vous intéressent vraiment.
Selon vos scénarios de prospection, il peut être intéressant de choisir les sociétés qui ont un tag précis sur votre routine (si vous ne souhaitez pas faire de différence entre les sociétés prospectées ou clientes par exemple, vous êtes libres de sélectionner les tags suspects, prospects et clients).
Catégorie de l'alerte : les catégories dans lesquelles se trouvent les projets qui vous intéressent.
Les catégories sont très larges, mais sont suffisantes pour faire un premier filtre sur les projets qui vous intéressent ou non.
Vous pouvez sélectionner plusieurs catégories sur une même règle de notification.
Ici vous choisissez quels projets vous souhaitez remonter grâce à cette règle : tous ? Uniquement les nouveaux ? Uniquement ceux qui sont mis à jour ? Vous pouvez créer plusieurs règles et modifier les titres pour différencier les projets remontés car ils sont nouveaux de ceux remontés parce qu'il y a une nouvelle mise à jour.
Tous les utilisateurs sélectionnés recevront les notifications issues de ces règles, tout en respectant les indications qu'il aura paramétrées sur son profil sur comment être notifié des alertes.
Dans votre profil, vous pouvez choisir, pour chaque type de notification, comment vous êtes alerté : depuis l'application et/ou par email.
Ces règles sont propres à chaque utilisateur.
💡 Il n'est pas nécessaire d'avoir accès aux alertes pour programmer les notifications sur alertes. Cependant, elles ne fonctionneront qu'une fois le service alertes actif sur votre abonnement (accès illimité ou via le système de partage d'alertes).
💡 Vous pouvez créer autant de règles de notification d'alertes que vous le souhaitez et les attribuer à un ou plusieurs utilisateurs. Essayez d'être exhaustifs dans l'objectif de chaque règle et adaptez les titres en conséquence pour avoir plus de visibilité sur les mails que vous allez recevoir de la part d'Eliott 😉 (par exemple, une règle titrée "Nouveau projet ERP", avec seulement les nouvelles alertes créées, et une deuxième, avec seulement la règle de changée, titrée "Mise à jour d'un projet ERP").
💡 Un projet se trouve dans votre cible mais ne vous intéresse pas ? Vous avez la possibilité de désactiver les notifications sur ce projet en cliquant sur le bouton "dislike" de celu-ci. Ainsi, plus aucun utilisateur ne sera notifié en cas de mise à jour sur ce projet précis.
Dans le cas où vous changeriez d'avis, il suffira de recliquer sur le bouton "dislike" et vous serez alors de nouveau notifié sur les mises à jour du projet en question.
Si un nouveau projet est identifié auprès de la société et qu'il répond à vos critères de notification, vous recevrez l'alerte.
💡 Pour ne pas être submergé de notifications, voici ce que nous préconisons comme paramétrage :