Paramétrer son domaine avant de faire de l’emailing 🛠

Paramétrer ton nom de domaine d’expédition s’avère être le meilleur moyen d’optimiser la délivrabilité de tes campagnes d’une part mais aussi de rassurer tes destinataires sur l’authenticité du message reçu d’autre part.

D'usage, les fournisseurs de messagerie gratuits comme payants (Gmail, Microsoft Outlook, Yahoo, ProtonMail, etc.) utilisent diverses normes techniques d’authentification afin d’attester de l’identité de l’expéditeur d’un email et par extension pour lutter contre le spam.

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Et parce que tout le monde n’est pas nécessairement à l’aise avec le vocabulaire technique ou peut-être parce que tu débutes, nous allons commencer par un petit listing de définition pour que tu t’y retrouve au fil de ta lecture …

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ESP : Email Service Provider en anglais, ton hébergeur fournisseur de messagerie électronique en français !

Emailing : il s’agit simplement de ta démarche d’envoi multiple de mails à des fins marketing.

Cold emailing : c’est une technique de prospection par email dont l’objectif est la génération de nouveaux leads. (Elle est aussi appelée Cold Calling 2.0.)

Custom Domain : il s’agit de ton nom de domaine personnalisé. Il se situe ici :

·        [ici ton nom de domaine] .com (ou .fr)

·        Pour une adresse mail avec ton nom de domaine : contact @ [nom de domaine] .com ou .fr

Custom tracking domain (CTD) : Suivi de domaine personnalisé, il te permet d’obtenir des statistiques diverses (taux de clics, etc.) afin de maintenir la bonne réputation de ton domaine

Header : Partie haute, en-tête de ton mail qui contient toutes les informations concernant l’envoi du mail (expéditeur, destinataire, date et heure d’envoi, etc.).

Spam : Courrier indésirable. Tu as normalement sur ta boîte mail un dossier du même nom.

DNS : De l’anglais Domain Name System, tu peux traduire cela comme un Système de Noms de Domaine. Il est chargé d’effectuer la correspondance entre ton nom de domaine (que tu lis) et les adresses IP des serveurs (que les machines lisent). Grâce à celui-ci, tu vas directement arriver sur le site de ton choix en tapant le nom de son domaine dans ton navigateur.

SPF : Sigle anglais pour Sender Policy Framework, c’est une norme technique d’authentification qui sert à la vérification de l’adresse IP utilisée par l’expéditeur afin d’éviter le spam.

DKIM : Sigle anglais pour Domain Keys Identified Mail, il s’agit là d’une norme technique d’authentification du nom de domaine de l’expéditeur d’un mail.

DMARC : Sigle anglais pour Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance (Authentification, rapport et conformité des messages basés sur le domaine en français donc). Complémentaire des normes SPF et DKIM, c’est une norme qui aide notamment à contrer les tentatives d’usurpation de ton nom de domaine.

Enregistrement CNAME : Enregistrement de nom canonique (Canonical Name en anglais). Il s’agit de l’emplacement à partir duquel on peut accéder à tes pages web, c’est une entrée de ton DNS (définition de DNS un peu plus haut 😉)

Toutes ces petites définitions faites, entrons maintenant dans le vif du sujet :

Comment bien paramétrer ton nom de domaine avant de faire de l’emailing ? 🛠

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Personnaliser ton nom de domaine :

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Outre le renforcement de ta crédibilité et le gain de confiance que l’on va t’accorder, personnaliser le nom de domaine de ton mail va t’aider sur un point essentiel : le suivi des ouvertures (donc le taux d’ouverture de ton mail).

Petite explication rapide de la récupération des accusés d’ouverture de mail : chaque email envoyé contient un pixel de suivi invisible qui sert d’accusé de réception. Si le mail est ouvert, le pixel est du même coup téléchargé et cette information est envoyée au serveur de la solution d’emailing.

Si tu n’as pas ton propre nom de domaine, l’information va être renvoyée vers le serveur que tu utilises et cela peut te porter préjudice si ce dernier a la réputation d’être exploité par des spammeurs par exemple. Eh oui, cela veut dire que ton mail peut facilement se retrouver dans les indésirables à cause de cela.

Tu comprends donc l’intérêt de configurer ton propre nom de domaine pour améliorer ta délivrabilité et booster ton taux d’ouverture !

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Choisir ton ESP (fournisseur de messagerie) :

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Primo, la réussite de ta prospection par email va passer par la qualité de ton adresse mail d’envoi. Cela signifie tu dois choisir le bon fournisseur de messagerie. Tu as deux possibilités : un fournisseur gratuit ou payant ?

L’avantage du gratuit, attention spoiler, c’est qu’il est gratuit...

Le bénéfice d’un fournisseur payant, c’est qu’il te permet de te créer une adresse mail professionnelle personnalisée avec ton nom de domaine comme suit :

·        contact @ [ici ton nom de domaine] .com (ou .fr)

Un petit + supplémentaire va être qu’il t’assure une meilleure délivrabilité de tes mails dans la mesure où les spammeurs ont tendance à user les comptes de fournisseurs gratuits et qu’ils en dégradent de ce fait la crédibilité.

Passons au profil de ton adresse mail. Elle se compose de ton nom de domaine c’est bien, mais ça ne suffit pas si tu veux proposer un bon cold email.

Celui-ci doit contenir des informations de base qui permettront de rassurer le destinataire sur qui tu es. Autrement dit, tu dois donner tes informations de contact, indiquer tes nom et prénom ET avoir une photo de profil. Eh oui, tu vas ainsi montrer à ton destinataire qu’il y a une vraie personne, toi, derrière le message ! 😊

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Créer du mouvement sur ton compte mail :

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Cela veut dire que ton compte doit envoyer mais aussi recevoir des emails régulièrement, comme le compte d’une personne lambda. Il ne doit seulement servir à envoyer.

Si tu veux te lancer dans des campagnes d'emailing, "pré chauffer" ta messagerie est indispensable pour qu’elle ne soit pas considérée comme un "spammeur". Pour cela, il t'est donc recommandé de commencer par une petite liste d'envoi ; 50 emails / jour par exemple ; que tu vas augmenter au fur et à mesure.

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Définir ton Custom tracking domain :

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La démarche est assez rapide à effectuer. Rends-toi sur ton hébergeur de domaine, tu y trouves normalement un menu de gestion des DNS. De là, sélectionne “Domaines” dans tes paramètres puis “Domaine concerné”. Là, va sur “Gestion DNS” et clique sur “Ajouter un enregistrement".

Complète les informations comme suit :

·        Type : CNAME

·        Nom du sous-domaine : tu mets ici ce que tu veux. Dans l’idéal, pour ne pas t’embêter, utilise des termes « tracking » ou « track »

·        Nom d’hôte : TonNomDeDomaine .com (ou .fr) . (Ne pas oublier le point à la fin ⚠)

·        TTL : dans l’idéal, mets 3 600 secondes (ce n’est ni trop long ni trop court)

Selon l’hébergeur que tu as, l’enregistrement de ton CNAME va prendre entre 1h et 2 jours.

Maintenant que tu as créé un CNAME chez ton hébergeur et ton domaine, va dans les paramètres de ta plateforme d’envoi pour renseigner ce dernier dans la section “Custom Domain”.

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(Si tu veux, teste la réussite de ta démarche en faisant un copier-coller de ton domaine sur ton navigateur de recherche !)

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Éviter les spams :

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Ton fournisseur de messagerie utilise des normes techniques d’authentification lui permettant d’assurer que tu es l’auteur de ton mail.

Ce sont les normes SPF et DKIM. L’une vérifie ton adresse IP pour te préserver du spam. L’autre est une signature numérique qui valide ton nom de domaine et limite les interceptions/modifications de tes mails en cours d’envoi.

Complémentaire à ces deux normes, le protocole DMARC sert à contrer l’usurpation d’adresses mails avec ton nom de domaine. Il contribue de ce fait à l’optimisation de la délivrabilité de tes mails à toi, leur légitimité leur donnant de meilleures chances d’arriver à destination.

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Enregistrement SPF, clé DKIM et enregistrement DMARC :

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Ton hébergeur fournisseur de domaine te donne normalement la possibilité d’effectuer ces trois procédures. Cependant, il est possible que non. Rien d’alarmant pour autant, tu peux trouver sur Internet des générateurs pour chacune d’entre elles. 😉

Pour ne t’en citer qu’un, si tu veux t’assurer que tes paramètres SPF, DKIM et DMARC sont bien actifs, tu as à ta disposition un outil, le site MX Toolbox, qui te propose d’analyser gratuitement tes serveurs mails ainsi que tes mails. (Tu as également une version payante avec des fonctionnalités un peu plus avancées.)

MX Toolbox a ce côté pratique qu’il t’offre différentes options, outils, pour analyser selon tes besoins.

Pour l’exemple, tu peux faire une copie du header de l’original d’un mail puis la coller dans l’outil d’analyse header de MX Toolbox pour savoir si tu as bien paramétré l’enregistrement de tes signatures SPF, DKIM et DMARC et donc si elles fonctionnent.

(Bon, on peut aussi te citer les outils des sites DKIMcore, DMARCanalyzer, SPFwizard … À toi de voir, tu as du choix !)

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Clé DKIM : complémentaire du SPF, la clé DKIM est une signature utilisée à l’envoi de mails pour valider l’expéditeur du mail (donc toi).

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Quarantine = Tu peux mettre en « quarantaine » donc en spam les emails considérés comme suspects. À noter que, tu peux également choisir de mettre en « None » donc en Rien, ce qui veut dire qu’aucune vérification ne sera faite. Ou alors mettre en « Reject » donc en Rejet, ce qui veut dire que l’email va être rejeté et qu’il ne sera, de ce fait, pas reçu par son destinataire.

PCT = Pourcentage d’emails à filtrer, tu peux donc filtrer entre 0 et 100% de tes emails.

Pour que l’enregistrement DMARC se fasse et soit valide, il est nécessaire qu’un enregistrement SPF et qu’une clé DKIM aient été fait au préalable. L’enregistrement DMARC prend le résultat du contrôle des deux autres (il se sert de leurs données) pour mettre soit en quarantaine, soit en rejet ou en rien (en fonction de l’action que tu vas paramétrer).

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In fine :

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C'est un peu technique mais finalement pas sorcier de paramétrer ton nom de domaine avant de faire de l’emailing. Avec les bonnes bases, ton domaine est optimisé et tu peux te lancer dans ta campagne de cold emailing en mettant toutes les chances de ton côté ! 🍀

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